Una hoja de cálculo es un programa informático que facilita la manipulación de datos numéricos y alfabuméricos dispuestos en forma de tablas, la realización de cálculos complejos mediante el uso de fórmulas y funciones, y la creación de diferentes tipos de gráficas. Entre las aplicaciones más conocidas se encuentran Excel de Microsoft Office y Calc de OpenOffice. Google también tiene su aplicación para crear hojas de cálculo (desde Google Drive | Recursos Google).
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| Ejemplo Hoja de cálculos EXCEL |
Las tablas están compuestas por celdas, organizadas en una matriz bidimensional de filas (identificadas por números 1, 2, 3...) y columnas (identificadas por letras A, B, C...). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los datos y las fórmulas que realizan los cálculos en forma absoluta o bien en forma relativa, indicando una operación matemática a realizar mediante un código determinado. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma escribiendo en la barra de fórmulas la función "=SUMA(A1:A12)" para sumar las celdas en la columna A, filas de 1 a 12, o bien escribiendo directamente el cálculo matemático a realizar sirviéndonos del teclado numérico.
Si te equivocas al introducir un número, no tendrás que volver a introducirlos como ocurriría en una calculadora; en Excel simplemente corriges el dato erróneo y automáticamente el programa vuelve a calcularlo todo. Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente.
Con las hojas de cálculo es posible realizar todo tipo de operaciones matemáticas y crear representaciones gráficas de los resultados obtenidos, con los que realizar estudios estadísticos o análisis de índole empresarial o inclusive estudiantil. Los gráficos creados en las hojas de cálculo pueden ser insertados en un documento, ya que procesadores de texto y hojas de cálculo forman parte de un paquete integrado que tiene total coordinación entre sus herramientas. Si se quiere modificar el contenido o formato de la gráfica desde el documento, bastará con hacer doble clic sobre la gráfica para abrir la hoja de cálculo del gráfico.
Además de los cálculos matemáticos, debido a su sencillo formato, la organización de la información y la combinación de números y letras, es posible utilizar una hoja de cálculo como base de datos para la confección de un inventario o para facturaciones.
Se pueden utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
Por tanto, las principales ventajas de las hojas de cálculo son:
- rapidez y sencillez en la realización de cálculos complejos
- organización y visualización de la información fácilmente, por medio de tablas, gráficos, diagramas.
- estudio de datos y obtención de conclusiones de un modo sencillo
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